Seiklused digiuuringutes - Devonthink: Silo põgenemine

Siloplahvatus, Dan Browne, Flickr.

Oma viimases postituses selgitasin, miks ma olen oma uurimismaterjali sihtpunktiks Evernotest kaugemale kolinud. Ehkki olen Evernote'ist viimase paari aasta jooksul tohutult kasutanud - ja kasutan seda ka edaspidi tugevalt -, ei suuda see lihtsalt toime tulla selle materjali mahuga, mida ma sellele visanud olen. Või vähemalt ei saa ta seda teavet minu töövoo jaoks kasulikul viisil korrastada ja töödelda.

Selles postituses tutvustan, miks olen oma uurimisprojektide korraldamiseks kasutanud teist rakendust - Devonthink Pro Office (DTPO). Devonthink on ainult Apple'i rakendus, millel on nii MacOS kui ka iOS variandid, nii et vabandage nende ees, kes kasutavad ainult Windowsi, ette vabandust. Viimase paari kuu jooksul on Devonthinkist aga saanud minu töövoo asendamatu osa, nii et tuginedes sellele, et tean paljusid akadeemikuid, kes kasutavad nüüd Mac-i, tahaksin jagada, kuidas ma kasutan Devonthinki oma uurimistöö läbiviimiseks viisil, mis ületab Evernote peamised puudused.

Sissejuhatus Devonthinki

Vaatamata oma imelikule nimele pole Devonthinkil midagi pistmist Inglise maakonna või vanuriga. Nimi viitab ilmselt devoni perioodile (419–359 miljonit aastat tagasi), kuigi mis sellel on pistmist dokumendihaldusega, pole mul aimugi. Devonthink on tegelikult tegutsenud juba mitu aastat, eelnedes mingil moel Evernote'ile ja selle Idaho-põhised arendajad on teinud palju selleks, et kasutada Maci võimsust teie teabe haldamiseks. Devonthink on sisuliselt andmebaas - või eraldi andmebaaside kogum -, kuhu saab salvestada või indekseerida mida iganes soovite, ja kuigi Evernote'i peamine müügiargument on otsing, on Devonthinki teos tehisintellekt, mis suudab teie dokumendid automaatselt grupeerida või klassifitseerida, justkui võlujõul. DTPO on Devonthinki kõrgeim tase, mis võimaldab kõigi teie dokumentide skannerite tuge ja sisseehitatud OCR-i (optilist märgituvastust). See on üsna kallis, kuid erinevalt Evernotest ei ole see tellitav toode ja ma valisin selle üsna kopsaka haridusalase allahindlusega. See on iga senti väärt.

Eraldi andmebaasid - otsige, sünkroonige ja magage mõistlikult

Selgitasin oma Evernote postituses, kuidas üks minu suurimaid nõtkeid on, et see on ühtne andmebaas. Kui kasutate seda nii nagu mina, segatakse teie isiklikud asjad teie tööga, teie privaatsed professionaalidega, nii et ilma hoolika organiseerimiseta (kas eraldi märkmike või siltide liberaalse kasutamise kaudu) võite oma kolleege tahtmatult näidata kõik teie shakshuka retseptid või Tim Farronyou klipid, mille olete veebist haaranud. Devonthink saab sellest mööda, lubades teil luua mitu andmebaasi. Devonthinki esmakordsel käivitamisel palutakse teil luua andmebaas (postkasti andmebaas on standard). See andmebaas võib kohapeal elada teie kõvakettal, kuid Devonthinki uusimad versioonid sisaldavad ka rikkalikku sünkroonimisvalikute komplekti, sealhulgas iCloud Drive, Dropbox, WebDav ja kohalik wifi-sünkroonimine (millest viimane on turvaline ja hullumeelne) . Need valikud võimaldavad teil oma andmebaasidele juurde pääseda kõigis oma Apple'i seadmetes, sealhulgas iOS-is, kus on Devonthink to Go. Andmebaase saab parooliga kaitsta ja kui soovite sünkroonida, siis need krüptitakse nii kohapeal kui ka edastamisel. Turvalisuse osas on Devonthinkil kõik alused kaetud. See pilvevalikuline lahendus teabehaldusele tähendab, et mul on palju suurem rõõm talletada oma konfidentsiaalseid faile, näiteks pangaväljavõtteid, Devonthinki hiiglaslikus ajus (täpsemalt spetsiaalses finantsandmebaasis). OCR-i ja skanneri toega saan jätkata paberilähedast eksistentsi, kartmata, et mu dokumendid lähevad pilve kaduma või häkkivad. Eelkõige tähendab see aga seda, et mul on isikliku elu jaoks eraldi andmebaasid ja eraldi uurimisprojektid. See tähendab, et oma andmebaasi läbi vaadates näen ainult asjakohast materjali. Kuna minu eraldiseisvad Devonthinki andmebaasid on varasema (tohutu) Evernote andmebaasiga võrreldes kerged, on otsing blisterdavalt kiire - palju kiirem kui Evernote - ja võin rahulikult magada teadmises, et keegi pole mu arvukaid shakshuka retsepte näinud, kui ma just neid ei soovinud.

Siin ei silu - kui te seda ei soovi

Jällegi, üks probleem, mis ma Evernote'iga leian, on see, et mida rohkem ja rohkem andmeid sinna sisestate, seda laiem on lõhe teie võluvate Evernote'i dokumentide ja teie tavaliste dokumentide vahel failisüsteemis. See on nii, nagu teie Evernote dokid on kutsutud mõnele hullumeelsele peole, kus võib juhtuda kõike ja tavalised joe-dokumendid jäävad kodus kinni apelsinimahla joomise ajal. Kas soovite oma failisüsteemis korrastada ja otsida dokumente, näiteks projektifaile või faile, mis on importimiseks liiga suured (nt filmid)? Karm, neid ei kutsuta.

Devonthinki abil saate indekseerida tavalisi faile kõvakettal ja importida faile oma andmebaasi. Erinevus on see, et kuigi imporditud failid eksisteerivad andmebaasis - à la Evernote - ja neid säilitatakse ainult seal, asuvad indekseeritud failid endiselt teie failisüsteemis; neile viidatakse lihtsalt Devonthinkis. Saate neid Devonthinkis avada, otsida, redigeerida ja korraldada vastavalt oma vajadustele, kuid tegelikud failid asuvad mujal. Selle eelis on ilmne kõigile akadeemikutele, kes on teinud märkimisväärse hulga uuringuid ja kogunud hunniku digitaalseid dokumente. Saate korraldada ja otsida oma projektifaile asjakohase võrdlusmaterjali kõrval. Saate korraldada ja otsida materjalide hulgast, mis on liiga suured, et mahuda oma andmebaasi, ajutiste failide jaoks, mida te ei pea kaua säilitama, või failide jaoks, mida mingil põhjusel ei tohiks andmebaasi salvestada. Ennekõike võimaldab see teie failidele juurde pääseda mitme välise rakenduse kaudu samal ajal, vältides siloteerimise probleemi, mille korral peate kõige rohkem funktsionaalsuse tagamiseks panema samadest failidest mitu eksemplari erinevatesse andmebaasidesse (kulutades sellega tarbetu kõvakettaruumi) . Niisiis, minu teatmehaldur saab minu ajalooliste allikate pdf-sid "näha" ja neid tsitaatide tegemiseks kasutada, kuid Devonthink suudab "näha" samu pdfs-faile ja kasutada neid korraldamisel, otsimisel ja märkuste tegemisel.

Parem korraldus ja visualiseerimine

Devonthink Pro Office'i ekraanipilt

Nagu ma varem selgitasin, on Evernote organisatsioonilised funktsioonid paindlikud, kuid piiratud. Sildistamine võtab paljude probleemide vahel, mis on seotud kahetasandilise salvestushierarhiaga (sülearvutid ja virnad). Märgistamist on aga äärmiselt keeruline säilitada. Evernote'i otsing on hämmastav ja täpsema otsingu süntaksi abil saate oma andmebaasi sihipärasemalt läbi sõeluda. Kuid kui rääkida keerukamast andmete korraldusest ja visuaalsusest, mida on vaja edasijõudnute kvalitatiivsete uuringute jaoks, on Evernote oma sügavusest väljas.

Leian, et Devonthinki otsing on sama võimas kui Evernote otsing - võib-olla isegi rohkem. See mitte ainult ei otsi teie failide ja dokumentide sisu, nagu Evernote Premiumi järgi (sealhulgas OCR-teksti), vaid ka Boole'i ​​operaatorite abil saate failide abil teha palju detailsemaid otsinguid. Lisaks on Devonthinkil parem toetus salvestatud otsingutele. Nutikad grupid tõmbavad vastavad kriteeriumid automaatselt alla vastavalt konkreetsetele kriteeriumidele. See funktsioon sobib ideaalselt akadeemikutele, eriti kui teil on vaja arvukalt dokumente visualiseerida ja analüüsida. Kasutan nutikaid rühmi konkreetsete märksõnade ja fraaside jahtimiseks, nii et võin uute dokumentide indekseerimisel või importimisel alati kindel olla, et leian asjakohase materjali.

Devonthinki abil saate siltide ja nutikate rühmade kõrval luua nii palju pesastatud kaustu kui soovite luua isikupärastatud failisüsteemi. Devonthink võimaldab teil oma dokumente märgistada ka lippude ja värviliste siltidega, nii et näete lühidalt, kas konkreetne dokument on oluline või vajab toimimist. Selle tulemus on see, et Devonthink on äärmiselt skaleeritav, käideldes hõlpsalt mitme tuhande dokumendi ulatuslikke andmebaase ilma funktsionaalsust kaotamata. See võimaldab ka teie andmeid palju paremini visualiseerida, võimaldades teil ühendusi lahti tõmmata ja mõelda uutel ja loovatel viisidel (seega Devonthinki mõtteviis). Devonthink on seega ideaalne õppejõududele, juristidele ja teistele infotöötajatele, kes käitlevad palju andmeid ja vajavad täpsemat kontrolli selle üle, kuidas seda korraldatakse ja esitletakse.

Tehisintellekt - mitte päris Skynet, kuid siiski kohutavalt hea

Devonthinki peamine müügiargument, nagu ma juba eelpool mainisin, on tehisintellekti kasutamine teie dokumentide automaatseks esitamiseks - funktsionaalsus, mida pole Evernote'is veel täielikult taasesitatud. Me ei räägi veel Skyneti tehisintellekti tasemetest, kuid Devonthink analüüsib teie dokumente nende sisu ja metaandmete põhjal ning automaatselt nende rühmitamist või klassifitseerimist üsna hästi. Niisiis, võite oma andmebaasi lisada konkreetse ajaloolise allika ja Devonthink otsustab, millisesse rühma see kuulub. Awesome.

Juurdepääsetavus, import ja eksport

Üks Devonthinki suurimaid tugevusi on see, et andmebaasidesse sisestatud dokumente hoitakse algses vormingus (nt docx, rtf, pdf) ja need on kogu failisüsteemile juurdepääsetavad. Indekseeritud dokumente hoitakse teie failisüsteemis algses asukohas, kuid isegi Devonthinki andmebaasipaketi imporditud dokumente saab Spotlighti abil otsida ja otsida.

Devonthinki täiustatud dokumendihaldus tähendab ka seda, et import ja eksport on tõesti lihtne. Saate importida üksikuid faile või terveid kaustu ja kui on aeg eksportida, siis lihtsalt lohistage need Devonthinkist oma failisüsteemi. Ja kuna dokumente säilitatakse algses vormingus, ei pea te nende konverteerimise pärast muretsema.

Ei taha jagada

Nüüdseks peaksid Devonthinki eelised digitaalse uurimistöö jaoks olema ilmsed - kuid kõigil rakendustel on oma varjuküljed ja Devonthinkil on selles õiglane osa. Esiteks on liides veidi vanamoodne ja kohmakas - midagi aastast 2006, mitte 2016. See pole sugugi nii lihvitud kui Evernote. Ehkki see ei mõjuta selle funktsionaalsust, on esteetilisusest hoolimata ja plaanides andmebaasides palju aega veeta, see on midagi, mida tasub mõelda.

Teiseks on Devonthinki jagamis- ja koostööfunktsioonid Evernotega võrreldes ka üsna põhilised. Kui Evernote toetab ühiskasutatavaid sülearvuteid, kasutab Devonthink omaenda ajutist veebiserverit teie andmebaasi jagamiseks sõprade ja kolleegidega üle kohaliku võrgu. See pole ideaalne ja loodan, et aja jooksul sisaldab Devonthink täiustatud jagamisfunktsioone, eriti neid, mis on kasulikud kasutajatele ettevõttesiseses keskkonnas.

Järeldus

See postitus on olnud keerleva ringreisina Devonthinki põhifunktsioonide ümber, mida on liiga palju ühes postituses mainimiseks. Seal on palju täiustatud funktsioone (nagu paljundused ja duplikaadid, RSS-voo tugi ja veebijärjehoidjad), mis muudavad Devonthinki tõeliselt ideaalseks digitaalsete uuringute tegemiseks, selle asemel, et lihtsalt koguda uurimismaterjale. Devonthinki (ja eriti selle täiustatud tüve, Devonthink Pro Office) abil on võimalik kõrvaldada paljud Evernote praktilistest puudustest, näiteks piiratud korraldus ja oluliste dokumentide silohoidmine.

Järgmises postituses selgitan, kuidas kasutan kahte rakendust üksteise kõrval, et saada paremaid mõlemast maailmast. Ehkki Evernote ja Devonthink jagavad paljusid samu põhifunktsioone (nagu otsing, indekseerimine ja OCR), tähendavad erinevused nende edasijõudnute funktsioonide komplektides ja rakendamises, et need sobivad pisut erinevateks eesmärkideks. Pannes mõlemad töötama võimalikult süstemaatiliselt, saab mõlema rakenduse eelised maksimeerida ja nende nõrkused kõrvaldada. Devonthink võib olla minu uurimistöö materjalide ilmne kodu, kuid mille jaoks see väärt on, jätkan oma shakshuka retseptide panemist Evernote'i.

Järgmine postitus: Evernote'i kasutamine koos DEVONthink'iga

See artikkel postitati algselt saidile www.chrissirrs.com.